Политика конфиденциальности
Черновик — не юридическая консультация
Этот документ — черновик, подготовленный вместе с реализацией продукта. Он не проверен квалифицированным юристом и не может быть опубликован или использован как юридическое соглашение до такой проверки. Значения в [КВАДРАТНЫХ СКОБКАХ] — бизнес-решения, которые ещё не приняты.
Этот документ описывает, что Xuula собирает, зачем, кто ещё это видит и что вы можете с этим сделать. Он написан так, чтобы соответствовать тому, как продукт работает на самом деле. Там, где деталь зависит от соглашения с поставщиком, которое ещё не оформлено, документ прямо об этом говорит, а не делает утверждение.
1. Кто отвечает за ваши данные
[LEGAL ENTITY NAME] ([ENTITY TYPE, e.g. LLC / Ltd / OÜ / GmbH]), зарегистрированная в стране [COUNTRY OF INCORPORATION] под номером [COMPANY REGISTRATION NUMBER] по адресу [REGISTERED OFFICE ADDRESS], является оператором персональных данных, описанных в этом документе.
По вопросам конфиденциальности и по любым запросам о ваших данных пишите на privacy@xuula.example.
Там, где это требуется, наш представитель и надзорный орган, куда можно подать жалобу: [EU / UK REPRESENTATIVE — if required] и [LEAD SUPERVISORY AUTHORITY].
2. Что мы собираем
Перечень ниже исчерпывающий для текущей версии. Если мы начнём собирать что-то новое, сначала изменится этот документ.
Данные аккаунта
- Адрес электронной почты — по нему вы входите и по нему мы с вами связываемся.
- Хеш пароля. Сам пароль мы не храним и не можем восстановить.
- Отображаемое имя, если вы его указали.
- Язык интерфейса, языки, на которых вы собираетесь диктовать, и часовой пояс.
- Ваши настройки: режим записи, тема оформления и включена ли ИИ-обработка.
Платёжные данные
- Состояние подписки: тариф, статус, период оплаты и дата продления.
- Идентификатор, связывающий ваш аккаунт с записью клиента у платёжного сервиса.
- Мы не получаем и не храним номер карты, срок действия и код безопасности. Они вводятся напрямую на странице оплаты платёжного сервиса.
Данные об устройствах
- Для каждого авторизованного компьютера: имя, которое вы можете изменить, идентификатор установки, созданный программой, версия программы и версия Windows.
- Идентификатор установки создаётся при первом запуске и меняется при переустановке. Это не отпечаток оборудования.
- Когда каждое устройство было авторизовано и когда использовалось в последний раз.
Записи об использовании
- Для каждой диктовки: количество слов, отметка времени, устройство, которое её сообщило, и определённые языковые коды.
- Сами слова к нам не поступают. Учёт использования передаёт число, а не текст.
- Эти записи образуют журнал, работающий только на добавление. Именно он позволяет применять недельный лимит бесплатного тарифа и отвечать на спор по оплате с доказательствами.
Аудио и расшифровки
- Пока идёт запись, аудио передаётся с вашего компьютера сервису распознавания речи. Оно не проходит через серверы Xuula и не хранится на них.
- Если включена ИИ-обработка, распознанный текст отправляется сервису ИИ для редактирования вместе с выбранным стилем письма и подходящими словами из личного словаря. Если обработка выключена, никакой текст никуда не отправляется.
- Отредактированный текст возвращается на ваш компьютер и вставляется в поле, в котором вы работали. Серверы Xuula его не сохраняют.
- История диктовок хранится на вашем компьютере. В этой версии облачной истории нет, и ничего не выгружается.
Встречи, записи и проекты
- Когда вы запускаете запись встречи, программа для Windows захватывает ваш микрофон и, если вы это включили, звук, который воспроизводит компьютер. Оба потока сводятся в одну запись, сохраняемую на вашем компьютере.
- Пока идёт запись, это аудио передаётся сервису распознавания речи, чтобы получить расшифровку с разделением по говорящим и, если вы это включили, перевод. Оно не проходит через серверы Xuula и не хранится на них.
- Запись, расшифровка, перевод, ваши заметки, подписи и имена говорящих, которые вы назначили, и тайминги отдельных слов записываются в локальные файлы на вашем компьютере и раскладываются по созданным вами проектам.
- Выводы ИИ по встрече — резюме, ключевые пункты, задачи, цитаты говорящих и ответы ассистента — создаются только по вашему запросу. Для такого запроса сервису ИИ отправляется текст расшифровки; запись — нет.
- Контекст распознавания и лексика, которые вы привязали к проекту, отправляются сервису распознавания как подсказки для встреч, сохраняемых в этот проект.
- Ничто из содержимого встреч не загружается на серверы Xuula в этом выпуске. Нет ни облачной синхронизации, ни серверной копии, ни доступа для других аккаунтов. Эти файлы ваши — вы их резервируете и удаляете.
Личный словарь и стили письма
- Добавленные вами слова — имена, бренды, терминология — и варианты их написания, а также язык, к которому относится каждое слово.
- Названия и инструкции ваших стилей письма.
- Подходящие к диктовке слова из словаря отправляются сервисам распознавания и ИИ как контекст. Не добавляйте в словарь того, что вы не хотели бы им отправлять.
Обращения в поддержку
- То, что вы пишете нам через форму обратной связи или по почте, и наши ответы.
- Адрес почты, на который вы просили ответить, и выбранная тема обращения.
Технические данные и данные безопасности
- Краткое описание браузера и операционной системы, например «Chrome в Windows», для списка активных сессий. Полную строку User-Agent мы не храним.
- Двухбуквенный код страны, определённый по соединению, если хостинг его предоставляет. Полные IP-адреса в записях приложения не хранятся.
- Счётчики ограничения частоты запросов и события аутентификации — для выявления злоупотреблений.
3. Зачем мы это используем
Мы используем перечисленные данные только для целей ниже.
- Чтобы вести ваш аккаунт: аутентифицировать вас, сохранять вход, позволять авторизовывать и отзывать устройства.
- Чтобы обеспечивать диктовку: передавать аудио на распознавание и, если включено, текст на редактирование.
- Чтобы применять ограничения тарифа: считать слова в счёт недельного лимита бесплатного тарифа и применять пороги добросовестного использования на Pro.
- Чтобы принимать оплату и вести подписки, включая продления, неудавшиеся платежи и возвраты.
- Чтобы отвечать на обращения и связываться с вами по вопросам аккаунта, оплаты и безопасности.
- Чтобы поддерживать безопасность сервиса: ограничение частоты запросов, выявление злоупотреблений и расследование подозрительной активности.
- Чтобы выполнять требования закона, например хранить платёжные документы для налоговых целей.
- Чтобы присылать новости о продукте — только если вы на них подписались и пока вы не отпишетесь.
Мы не продаём персональные данные. Мы не используем содержание ваших диктовок для рекламы и не строим рекламные профили.
4. Правовые основания (ЕЭЗ и Великобритания)
Там, где применяется GDPR или UK GDPR, мы опираемся на следующие основания.
- Исполнение договора: ведение аккаунта, предоставление диктовки и приём оплаты за приобретённую подписку.
- Законные интересы: поддержание безопасности сервиса, предотвращение злоупотреблений и применение правил добросовестного использования. В каждом случае мы взвесили ваши интересы и права против наших.
- Требование закона: хранение платёжных документов и ответы на законные запросы.
- Согласие: необязательная ИИ-обработка, необязательная рассылка и необязательная аналитика. Согласие можно отозвать в любой момент; отзыв не влияет на уже выполненную обработку.
5. Кто ещё обрабатывает ваши данные
Мы используем перечисленные ниже сервисы. Для каждого указано, что ему передаётся, зачем и что мы можем — и чего не можем — честно сказать о сроках хранения.
Там, где условия хранения или обучения моделей ещё не подтверждены подписанным соглашением, документ прямо об этом говорит. Мы не станем утверждать о третьей стороне то, что не можем подтвердить.
| Задействованные сервисы | Что отправляется в облачные сервисы | Сколько что хранится |
|---|---|---|
| SonioxТребует уточненияSpeech-to-text transcription, including mixed-language recognition, meeting transcription with speaker separation, and optional translation. |
| The retention and model-training terms that apply to the Xuula account must be confirmed against the signed Soniox agreement before any “no retention” or “no training” statement is published. ↗ |
| OpenAIТребует уточненияOptional AI processing: dictation cleanup (grammar, filler removal, punctuation, writing style), final meeting-transcript polish, and on-demand meeting insights (summary, key points, to-dos, speaker quotes, assistant answers). |
| API retention and training terms must be confirmed against the signed OpenAI agreement (including whether zero-data-retention is enabled for the account) before publishing any claim. ↗ |
| StripePayment processing, subscription management, invoicing and tax calculation. |
| Card numbers never reach Xuula servers; they are entered into Stripe-hosted Checkout. Stripe acts as an independent controller for fraud prevention and regulatory purposes. ↗ |
| [HOSTING PROVIDER]Требует уточненияServing the website and running the application server. |
| Name the hosting provider and its data-processing region before launch. |
| [MANAGED POSTGRESQL PROVIDER]Требует уточненияStoring account, subscription, usage-ledger and device records. |
| Name the database host and its region, plus the backup retention period. |
| [TRANSACTIONAL EMAIL PROVIDER]Требует уточненияSending sign-in verification, billing notifications and support replies. |
| Name the email provider and its log-retention period. The codebase ships a provider-agnostic interface with a Resend adapter and a console adapter. |
| Cloudflare R2Требует уточненияOff-site storage of encrypted logical database backups, held with a different vendor from the database itself. |
| Archives are encrypted with AES-256-GCM before they leave the server, so Cloudflare stores ciphertext and never holds the key. Confirm the bucket region, the account’s data-processing terms and the object-lifecycle configuration before naming R2 in the published Privacy Policy. ↗ |
| [PRIVACY-FRIENDLY ANALYTICS PROVIDER — optional]Требует уточненияAggregate website traffic measurement. |
| Analytics is disabled by default in this repository. If enabled, name the provider and confirm whether it sets cookies — that determines whether a consent banner is legally required. |
Мы не передаём ваши данные кому-либо ещё, кроме случаев, предусмотренных законом, или в рамках слияния либо поглощения, — и в последнем случае мы уведомим вас прежде, чем ваши данные подпадут под другую политику.
6. Обучение моделей
Xuula не обучает модели. У нас нет собственных моделей речи или языка, и мы не используем ваше аудио, расшифровки или словарь для обучения чего бы то ни было.
Может ли использовать их для собственного обучения сервис, которому мы передаём данные, зависит от соглашения с этим сервисом. Эти условия указаны в таблице выше там, где они подтверждены. Там, где таблица говорит, что условие не подтверждено, считайте его неподтверждённым: мы не утверждаем, что ваши данные исключены из обучения у этого сервиса.
Если вы предпочитаете, чтобы текст расшифровки вообще не покидал ваш компьютер, отключите ИИ-обработку в настройках. Для распознавания речи аудио всё равно потребуется передавать, потому что локально оно не выполняется.
7. Сколько мы всё храним
Сроки хранения задаются по категориям, а не единым правилом.
| Account records after a deletion request | 30 days |
|---|---|
| Invoicing and tax records | 7 years |
| Usage ledger (word counts only) | 24 months |
| Audio on Xuula servers | not-stored |
| Transcripts on Xuula servers | not-stored-by-default |
| Opt-in cloud history (not shipped in this release) | 90 daysТребует уточнения |
| Support messages | 24 months |
| Authentication and rate-limit logs | 90 days |
По истечении срока записи удаляются или необратимо обезличиваются. Резервные копии перезаписываются по собственному циклу, поэтому удалённая запись может ещё какое-то время существовать в копии, пока цикл не завершится.
8. Чем вы управляете
- ИИ-обработка: выключите её — и текст расшифровки не будет отправляться на редактирование.
- Выводы ИИ по встрече: они создаются только когда вы их запрашиваете. В фоне ничего не генерируется.
- Запись встречи: вы сами её начинаете и останавливаете, ставите на паузу и отключаете свой микрофон по ходу. Захват системного звука и живой перевод тоже включаете и выключаете вы.
- Файлы встреч: запись, расшифровка, заметки и выводы — обычные локальные файлы. Удалите разговор или папку целиком, и на вашем компьютере их не останется.
- Локальная история: очищайте её в любой момент из программы для Windows. Она на вашем компьютере, значит, она ваша.
- Облачное хранение: ни содержания диктовок, ни содержимого встреч в облаке в этой версии нет. Если мы добавим облачное хранение или синхронизацию, они будут по умолчанию выключены, и этот документ изменится до их выпуска.
- Личный словарь: добавляйте, изменяйте и удаляйте слова в любой момент.
- Устройства: смотрите все авторизованные компьютеры и отзывайте любой. Отзыв срабатывает в течение нескольких минут.
- Сессии: смотрите все браузеры с активным входом и завершайте любую сессию.
- Выгрузка: скачайте всё, что хранит аккаунт, в виде JSON-файла из настроек.
- Удаление: удалите аккаунт из настроек.
- Рассылка: отписывайтесь в любой момент. Письма об аккаунте, оплате и безопасности не отключаются, потому что они часть работы аккаунта.
9. Запись встреч и согласие
Программа для Windows умеет записывать разговор: ваш микрофон и звук, который воспроизводит компьютер. Запись начинается только когда вы её начинаете, и пока она идёт, виден индикатор записи.
Вправе ли вы записывать разговор и кого обязаны предупредить, зависит от закона там, где находитесь вы и остальные участники. В одних юрисдикциях требуется согласие всех участников, в других — только ваше. Правила работодателя, профессиональные обязанности и договоры могут добавлять дополнительные ограничения.
Ответственность за уведомление и получение согласия, которых требует закон, до начала записи — а также за то, как вы используете запись, расшифровку и всё, что из них создано, — лежит на вас. Мы не делаем эту оценку за вас, и ничто здесь не является юридической консультацией.
Запись создаётся и хранится на вашем собственном компьютере. Мы её не получаем, не можем просмотреть и не можем удалить за вас — удаление выполняется на вашем ПК.
10. Ваши права
В зависимости от страны у вас могут быть перечисленные ниже права. Большинство из них можно реализовать самостоятельно в настройках аккаунта; по остальным пишите на privacy@xuula.example.
- Доступ: копия персональных данных, которые мы о вас храним.
- Исправление: изменение неточных сведений.
- Удаление: стирание ваших данных, кроме записей, которые мы обязаны хранить по закону.
- Ограничение: приостановка обработки на время рассмотрения спора.
- Переносимость: ваши данные в структурированном машиночитаемом формате — это то, что даёт функция выгрузки.
- Возражение: против обработки на основании законных интересов.
- Отзыв согласия: для всего, что мы делаем на основании согласия.
- Жалоба: в орган по защите данных. Наш — [LEAD SUPERVISORY AUTHORITY].
Мы ответим в применимый к вам срок — один месяц по GDPR, с возможностью продления для сложных запросов. За первый запрос мы не берём плату и попросим подтвердить личность, прежде чем действовать.
11. Безопасность
- Пароли хранятся в виде устойчивых к перебору хешей с индивидуальной солью. Дамп базы их не раскрывает.
- Сессионные cookie, токены устройств и ссылки для сброса хранятся только в виде хешей, поэтому их нельзя воспроизвести из копии базы.
- Данные карты не попадают на наши серверы — они уходят напрямую платёжному сервису.
- Токены доступа, выдаваемые программе для Windows, короткоживущие, и отзыв устройства делает их недействительными.
- Мы не записываем в журналы токены доступа, ключи API, расшифровки и аудио.
- Данные шифруются при передаче. Шифрование при хранении зависит от хостинга и провайдера базы данных, названных выше.
Идеально защищённых систем не бывает. Если вы нашли уязвимость, сообщите на security@xuula.example, а не публикуйте её, и дайте нам разумное время на исправление.
12. Международная передача данных
Наши поставщики обрабатывают данные в разных странах, в том числе за пределами вашей. Там, где персональные данные покидают ЕЭЗ или Великобританию, мы опираемся на подходящий механизм защиты — решение об адекватности, если оно есть, либо стандартные договорные условия.
Конкретные регионы хостинга и обработки перечислены в таблице поставщиков выше по мере их подтверждения.
13. Возрастные требования
Xuula не предназначен для детей. Чтобы иметь аккаунт, вам должно быть не менее 16 лет — или не менее 13 лет, если вы в США, где действует более низкий установленный законом порог.
Если мы узнаём, что аккаунт принадлежит человеку младше применимого возраста, мы его удаляем. Если вы считаете, что аккаунт создал ребёнок, напишите на privacy@xuula.example.
15. Изменения этого документа
Если мы изменим документ так, что это существенно вас затронет, мы напишем владельцам аккаунтов до вступления изменений в силу и обновим дату вверху страницы.
Изменения, которые лишь уточняют формулировки, вступают в силу с момента публикации.
16. Контакты
Конфиденциальность и запросы по данным: privacy@xuula.example
Сообщения о безопасности: security@xuula.example
Всё остальное: support@xuula.example
Почтовый адрес: [REGISTERED OFFICE ADDRESS]
Ответственный за защиту данных или представитель: [DATA PROTECTION OFFICER OR REPRESENTATIVE — if required]
Связанные документы
Вопросы по этому документу
Напишите на legal@xuula.example.